Meldeverfahren im Personalverleih: Ausländische Fachkräfte korrekt anmelden

Meldeverfahren im Personalverleih: wer anmeldet

Setzt ein Unternehmen eine ausländische Fachkraft über einen Verleiher ein, stellt sich sofort die Frage, wer sie bei den Behörden anmeldet. Die Antwort folgt aus der Rollenverteilung des Arbeitsvermittlungsgesetzes: Arbeitgeber und Vertragspartner des Mitarbeitenden ist der Verleiher. Er stellt die Person an, führt den Lohn und ist deshalb auch die Stelle, die das Meldeverfahren durchführt oder die Bewilligung beantragt.

Der Einsatzbetrieb ist damit nicht aus der Verantwortung. Er liefert die Angaben, die in jede Meldung gehören: Einsatzort, Beginn und Dauer, Funktion und Arbeitszeit. Diese Punkte sind gleichzeitig Pflichtinhalte des Verleihvertrags nach Art. 22 AVG. Bei einer Kontrolle am Einsatzort muss der Betrieb belegen können, dass die Person korrekt gemeldet ist. Deshalb sollte er sich vom Verleiher die Bestätigung der Meldung oder die Bewilligung geben lassen, bevor der Einsatz beginnt.

Bei RM Payroll gehören Bewilligungen, Meldeverfahren und Quellensteuer zum Standardumfang jeder Anstellung; der Einsatzbetrieb erhält die Unterlagen zusammen mit dem Einsatzvertrag.

Drei Fragen entscheiden über das Verfahren

Welches Verfahren nötig ist, hängt von drei Faktoren ab, die der Verleiher vor dem Einsatz klärt:

1. Staatsangehörigkeit. Für Staatsangehörige der EU- und EFTA-Staaten gilt die Personenfreizügigkeit mit vereinfachten Verfahren. Für Angehörige von Drittstaaten gelten Kontingente und zusätzliche Voraussetzungen.
2. Wohnsitz. Wohnt die Person in der Schweiz, braucht sie eine Aufenthaltsbewilligung. Wohnt sie im grenznahen Ausland und pendelt, ist sie Grenzgängerin. Wohnt sie im Ausland und arbeitet nur vorübergehend in der Schweiz, kommt das Meldeverfahren in Frage.
3. Einsatzdauer. Kurze Einsätze können im Meldeverfahren angemeldet werden; die zulässige Dauer ist gesetzlich auf eine bestimmte Zahl von Tagen pro Kalenderjahr begrenzt. Längere Einsätze brauchen eine Bewilligung.

Die konkreten Fristen, Tageszahlen und Bewilligungskategorien richten sich nach dem Ausländerrecht und den Weisungen des Staatssekretariats für Migration. Sie werden hier bewusst nicht beziffert; der Verleiher prüft sie für jeden Einsatz einzeln.

Der Zeitfaktor wird oft unterschätzt. Eine Meldung muss vor Einsatzbeginn eingereicht sein, eine Bewilligung braucht eine Bearbeitungszeit beim Kanton, und bei Drittstaatsangehörigen kommt die Prüfung der Voraussetzungen dazu. Ein Einsatzbetrieb, der eine ausländische Fachkraft nächste Woche starten lassen will, sollte deshalb zuerst mit dem Verleiher klären, welches Verfahren nötig ist und wie lange es dauert. Verlängerungen eines Einsatzes können das Verfahren wechseln lassen, etwa vom Meldeverfahren zur Bewilligung.

Warum der Verleih aus dem Ausland keine Abkürzung ist

Internationale Personaldienstleister versuchen manchmal, das Verfahren zu umgehen, indem sie die Fachkraft im Ausland anstellen und in die Schweiz schicken. Das ist nicht erlaubt: Der Personalverleih vom Ausland in die Schweiz ist nicht gestattet (Art. 12 Abs. 2 AVG). Ausländische Dienstleister brauchen einen bewilligten Verleiher in der Schweiz als Arbeitgeber.

Der korrekte Weg führt also über eine Schweizer Anstellung. Der bewilligte Verleiher stellt die Fachkraft nach Schweizer Recht und GAV an, führt das Meldeverfahren oder beantragt die Bewilligung, rechnet Sozialversicherungen und Quellensteuer ab und schliesst den Einsatzvertrag mit dem Schweizer Kunden. Die Kundenbeziehung und die Marge bleiben beim ausländischen Partner. Mehr dazu unter Personalverleih aus dem Ausland.

Quellensteuer: der zweite Schritt nach der Anmeldung

Mit der Anmeldung ist die Arbeit des Verleihers nicht erledigt. Ausländische Arbeitnehmende mit Wohnsitz in der Schweiz ohne Niederlassungsbewilligung C sowie Personen ohne steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz, zum Beispiel Grenzgänger und Wochenaufenthalter, sind quellensteuerpflichtig. Der Verleiher zieht die Quellensteuer monatlich vom Lohn ab und rechnet mit dem zuständigen Kanton ab. Tarif und Satz richten sich nach Wohnsitzkanton, Zivilstand und Kinderzahl; die Tarifcodes reichen von A für Alleinstehende bis zu besonderen Codes für Grenzgänger aus Deutschland und Italien.

Ab einem Bruttojahreseinkommen von CHF 120’000 folgt für Ansässige obligatorisch eine nachträgliche ordentliche Veranlagung; darunter kann sie bis zum 31. März des Folgejahres beantragt werden. Für den Einsatzbetrieb ist das alles unsichtbar: Er erhält die Rechnung des Verleihers, der Lohn und Steuern abwickelt. Details stehen unter Quellensteuer in der Schweiz.

Sozialversicherungen bei ausländischen Fachkräften

Wer in der Schweiz angestellt ist, ist grundsätzlich in der Schweiz sozialversichert: AHV/IV/EO mit je 5.3 Prozent, ALV mit je 1.1 Prozent bis CHF 148’200, Unfallversicherung, Krankentaggeld nach GAV und Pensionskasse ab einem Jahreslohn von CHF 22’680. Für Grenzgänger und Personen mit Tätigkeit in mehreren Staaten gelten Koordinationsregeln, die bestimmen, welches Land zuständig ist; der Verleiher klärt das zusammen mit der Anmeldung. Welche Pakete RM Payroll dafür anbietet, steht unter Versicherungspakete.

Checkliste für Einsatzbetriebe

1. Staatsangehörigkeit, Wohnsitz und geplante Einsatzdauer dem Verleiher vor Vertragsabschluss mitteilen.
2. Bestätigung der Meldung oder Kopie der Bewilligung vor Einsatzbeginn verlangen.
3. Einsatzort, Beginn, Dauer und Funktion im Einsatzvertrag so festhalten, wie sie gemeldet wurden.
4. Verlängerungen frühzeitig melden, damit der Verleiher Meldung oder Bewilligung anpassen kann.
5. Keine Fachkraft von einem ausländischen Verleiher direkt beschäftigen.

Was die Anstellung einer ausländischen Fachkraft über RM Payroll pro Monat kostet, zeigt der Lohnrechner im Arbeitgeber-Modus; den Ablauf beschreibt Payrolling für Unternehmen. Sitzt die Fachkraft dauerhaft im Ausland und soll von dort arbeiten, ist nicht der Personalverleih, sondern eine lokale Anstellung über Partnerfirmen der richtige Weg, beschrieben unter International und Nearshoring.