Quellensteuer Schweiz: Wer sie zahlt und wie sie abgerechnet wird

Quellensteuer in der Schweiz: das Prinzip

Die meisten Angestellten in der Schweiz versteuern ihren Lohn nachträglich über die Steuererklärung. Bei der Quellensteuer ist es umgekehrt: Der Arbeitgeber behält die Steuer jeden Monat direkt vom Lohn ein und überweist sie an den Kanton. Der Lohn kommt also bereits versteuert auf das Konto. Dieses Verfahren gilt für Personen, bei denen der Staat keinen dauerhaften Steuerzugriff hat: ausländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung C und Personen, die in der Schweiz arbeiten, aber nicht hier wohnen.

Für Contractors im Payrolling ist das relevant, weil viele Expats und Grenzgänger in diese Gruppe fallen. Der Verleiher ist ihr Arbeitgeber und damit für den Abzug verantwortlich.

Wer quellensteuerpflichtig ist

Zwei Gruppen sind betroffen:

1. Ausländische Arbeitnehmende mit Wohnsitz in der Schweiz ohne Niederlassungsbewilligung C. Typisch: Aufenthaltsbewilligung B oder Kurzaufenthaltsbewilligung L. Mit der Bewilligung C endet die Quellensteuerpflicht, und die Person wechselt in die ordentliche Veranlagung.
2. Personen ohne steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz. Dazu gehören Grenzgänger, die täglich aus Deutschland, Frankreich, Italien oder Österreich pendeln, und Wochenaufenthalter, die unter der Woche in der Schweiz arbeiten und am Wochenende im Ausland wohnen.

Schweizer Bürgerinnen und Bürger sowie Personen mit Bewilligung C werden ordentlich veranlagt. Ob der Wechsel bei Heirat mit einer Person mit Bewilligung C oder Schweizer Pass erfolgt, hängt vom Einzelfall ab; die kantonale Steuerbehörde entscheidet.

Tarifcodes: Was den Satz bestimmt

Der Quellensteuersatz ist nicht einheitlich. Er ergibt sich aus einem Tarifcode, den der Arbeitgeber aufgrund Ihrer Angaben anwendet.

Jeder Code existiert in zwei Varianten: mit Kirchensteuer (Y) oder ohne (N). Dazu kommt die Kinderzahl, die den Satz senkt. Der konkrete Prozentsatz steht in der Tariftabelle des Wohnsitzkantons und steigt mit dem Einkommen. Weil die Tabellen kantonal sind, zahlt eine alleinstehende Person mit gleichem Lohn in Zürich einen anderen Betrag als in Genf.

Drei Angaben müssen deshalb stimmen und bei jeder Änderung sofort gemeldet werden: Zivilstand, Kinderzahl und Konfession. Ein falscher Tarifcode führt zu Nachforderungen oder zu viel bezahlter Steuer.

So rechnet der Arbeitgeber ab

Der Ablauf ist jeden Monat gleich und läuft ohne Ihr Zutun:

1. Der Arbeitgeber ermittelt den Bruttolohn des Monats, beim Payrolling aus der freigegebenen Zeiterfassung.
2. Er wendet den Tarifcode des Wohnsitzkantons an und berechnet den Steuerbetrag.
3. Der Betrag erscheint als eigene Zeile auf der Lohnabrechnung, nach AHV, ALV, Unfall und Pensionskasse. Was vor dieser Zeile passiert, erklärt die Seite Lohnabrechnung verstehen.
4. Der Arbeitgeber meldet und überweist die Quellensteuer an den zuständigen Kanton.

Bei RM Payroll läuft die Lohnbuchhaltung auf Abacus mit Swissdec-zertifizierter Lohnmeldung; die Abrechnungen liegen im Kundenportal MyAbacus. Der Nettolohn im Lohnrechner ist bewusst ein Nettolohn vor Steuern: Die Quellensteuer kommt je nach Kanton, Zivilstand und Kinderzahl darauf, weshalb sie nicht pauschal gerechnet werden kann.

Nachträgliche ordentliche Veranlagung ab CHF 120’000

Die Quellensteuer ersetzt die Steuererklärung nicht in jedem Fall. Zwei Regeln sind für Contractors wichtig, weil ihre Löhne oft hoch sind:

• Obligatorisch ab einem Bruttojahreseinkommen von CHF 120’000 für Personen mit Wohnsitz in der Schweiz. Sie reichen eine ordentliche Steuererklärung ein; die abgezogene Quellensteuer wird angerechnet, die Differenz nachbezahlt oder zurückerstattet. Bei einem Bruttolohn von rund CHF 17’195 pro Monat, wie im Beispiel des Lohnrechners, ist diese Grenze klar überschritten.
• Auf Antrag darunter, bis zum 31. März des Folgejahres. Das lohnt sich, wenn Abzüge anfallen, die der Tarif nicht berücksichtigt, etwa Einkäufe in die Pensionskasse, Berufskosten oder Säule 3a.

Ob sich der Antrag rechnet, hängt vom Kanton und von der persönlichen Situation ab. Welche Abzüge in der Steuererklärung möglich sind, steht unter Steuererklärung als Payrolling-Angestellter.

Was beim Payrolling anders ist als in der Festanstellung

Rechtlich nichts: Der Verleiher ist Arbeitgeber mit allen Pflichten, die Quellensteuer wird gleich berechnet wie bei einer Festanstellung beim Kunden. Praktisch gibt es drei Unterschiede:

• Wechselnde Einsätze, gleicher Arbeitgeber. Wer über denselben Verleiher mehrere Projekte abwickelt, behält Tarifcode und Steuerdossier; es gibt keinen Wechsel des Steuerabzugs zwischen Kunden.
• Grenzgänger und Wochenaufenthalter. Der Verleiher rechnet mit dem zuständigen Schweizer Kanton ab; welcher das ist und welcher Tarifcode gilt, hängt vom Nachbarland und vom Abkommen mit der Schweiz ab. Die Details nach Nachbarland erklärt die Seite Payrolling für Grenzgänger.
• Expats ohne eigene Firma. Wer als Expat über Payrolling arbeitet, braucht keine Steuernummer als Selbstständiger und keine Buchhaltung. Die Quellensteuer deckt die Einkommenssteuer bis zur Grenze der nachträglichen Veranlagung ab. Mehr unter Payrolling für Expats.

Checkliste vor dem ersten Lohn

• Bewilligung und Wohnsitz beim Verleiher hinterlegen, damit Tarifcode und Kanton stimmen.
• Zivilstand, Kinderzahl und Konfession melden; Änderungen sofort nachreichen.
• Prüfen, ob das Jahreseinkommen über CHF 120’000 liegt: Dann ist die Steuererklärung Pflicht.
• Unter CHF 120’000 abwägen, ob ein Antrag auf nachträgliche ordentliche Veranlagung bis 31. März Abzüge bringt.
• Den Nettolohn vor Steuern im Lohnrechner berechnen und den Quellensteuersatz des Kantons darauf anwenden, um das Budget realistisch zu planen.

Der Lohnrechner liefert dafür die erste Zahl: den Nettolohn nach Sozialversicherungen und Pensionskasse, auf dem die Quellensteuer aufsetzt.