Steuern beim Payrolling: Was sich gegenüber Selbstständigkeit ändert

Steuern beim Payrolling: Sie versteuern einen Lohn, keinen Umsatz

Als Selbstständige versteuern Sie den Gewinn: Umsatz minus Geschäftsaufwand, ermittelt in einer Buchhaltung, die Sie führen oder bezahlen. Beim Payrolling versteuern Sie den Lohn, den der Verleiher Ihnen ausbezahlt und am Jahresende im Lohnausweis bescheinigt. Der Kundensatz, den Sie mit dem Kunden vereinbart haben, ist nicht Ihr steuerbares Einkommen. Davon gehen zuerst die Payrolling-Gebühr und die Arbeitgeberbeiträge an Sozialversicherungen und Pensionskasse weg; erst der Rest ist Bruttolohn.

Das Rechenbeispiel aus der Seite Payrolling-Kosten zeigt die Grössenordnung: Bei CHF 120 pro Stunde und 182 verrechenbaren Stunden im Monat ergibt der Kundensatz CHF 21’840, der Bruttolohn CHF 18’614 und der Nettolohn vor Steuern CHF 17’101. Steuerlich relevant ist der Bruttolohn abzüglich der Sozialversicherungs- und Pensionskassenbeiträge, nicht der Kundensatz.

Was auf dem Lohnausweis steht und was nicht

Der Lohnausweis ist das Dokument, mit dem Sie Ihre Steuererklärung ausfüllen oder das der Quellensteuerabrechnung zugrunde liegt. Die wichtigsten Ziffern:

Was nicht auf dem Lohnausweis steht, ist für die Einkommenssteuer nicht relevant: die Arbeitgeberbeiträge, die der Verleiher aus dem Kundensatz bezahlt, und die Payrolling-Gebühr. Beides mindert Ihren Bruttolohn, ohne dass Sie es als Aufwand geltend machen müssten. Jede Ziffer erklärt die Seite Lohnausweis erklärt.

Quellensteuer oder ordentliche Veranlagung

Ob Sie eine Steuererklärung ausfüllen oder die Steuer direkt vom Lohn abgezogen wird, hängt von Ihrem Status ab:

• Schweizer Staatsangehörige und Personen mit Niederlassungsbewilligung C werden ordentlich veranlagt: Steuererklärung, Steuerrechnung, Zahlung je nach Kanton in Raten oder auf einmal.
• Ausländische Arbeitnehmende ohne Bewilligung C sowie Grenzgänger und Wochenaufenthalter sind quellensteuerpflichtig. Der Verleiher zieht die Steuer monatlich ab und rechnet mit dem Kanton ab. Ab CHF 120’000 Bruttojahreseinkommen ist die nachträgliche ordentliche Veranlagung obligatorisch; darunter können Sie sie bis zum 31. März des Folgejahres beantragen.

Beim Payrolling ist das ein Unterschied zur Selbstständigkeit: Als Selbstständige werden Sie ordentlich veranlagt und tragen die Steuerzahlung selbst. Als quellensteuerpflichtige Angestellte ist die Steuer bereits bezahlt, wenn der Lohn auf dem Konto ist. Wie die Tarifcodes funktionieren, steht unter Quellensteuer in der Schweiz.

Vergleich: Steuerliche Unterschiede zur Selbstständigkeit

Die Tabelle zeigt die Struktur, nicht die Höhe der Steuer. Ob Sie unter dem Strich mehr oder weniger Steuern zahlen, hängt vom Kanton, Ihrem Zivilstand und davon ab, welche Abzüge Sie als Selbstständige geltend machen könnten. Was bei der Steuererklärung als Payrolling-Angestellte abziehbar ist, Berufsauslagen, Weiterbildung, Säule 3a, Pensionskasseneinkauf, steht unter Steuererklärung als Payrolling-Angestellter. Den Gesamtvergleich mit Absicherung und Aufwand finden Sie unter Payrolling oder Einzelfirma.

Was den steuerbaren Lohn senkt

Drei Hebel wirken beim Payrolling direkt auf das steuerbare Einkommen:

1. Pensionskassenpaket. Die Arbeitnehmerbeiträge an die Pensionskasse stehen in Ziffer 10 und werden abgezogen. Bei Grade 1 zahlen Sie je nach Alter 3.5 bis 9 Prozent Sparbeitrag auf dem koordinierten Lohn, bei Grade 4 bis 10 Prozent auf dem ganzen Bruttolohn. Bei Grade 9 zahlt der Arbeitgeber den Sparbeitrag von 20 Prozent allein; der Bruttolohn ist entsprechend tiefer, und damit auch das steuerbare Einkommen.
2. Spesen. Effektive Spesen gegen Beleg sind Auslagenersatz und kein Lohn. Sie erscheinen in Ziffer 13 und werden nicht als Einkommen versteuert. Pauschalspesen brauchen ein vom Kanton genehmigtes Spesenreglement.
3. Abzüge in der Steuererklärung. Berufsauslagen, Weiterbildung und freiwillige Vorsorge machen Sie in der Steuererklärung geltend, nicht über den Verleiher.

Der Lohnrechner zeigt, wie sich das Paket auf Bruttolohn und Nettolohn vor Steuern auswirkt; die Steuer selbst berechnet er nicht, weil sie vom Wohnsitzkanton abhängt.

Keine Mehrwertsteuer, keine Buchhaltung

Beim Payrolling stellt der Verleiher dem Kunden die Rechnung. Sie selbst führen keine Buchhaltung, reichen keine Mehrwertsteuerabrechnung ein und müssen Geschäfts- und Privatausgaben nicht trennen. Für die Steuerbehörde sind Sie eine angestellte Person mit Lohnausweis. Das vereinfacht die Steuererklärung erheblich, schliesst aber aus, Geschäftsaufwand wie Büro, Fahrzeug oder Geräte als Aufwand abzuziehen. Diese Kosten müssen entweder im Stundensatz eingepreist, als Spesen mit dem Kunden vereinbart oder als Berufsauslagen in der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Der Wechsel von der Selbstständigkeit ins Payrolling hat deshalb eine steuerliche Logik: weniger Gestaltungsspielraum, dafür weniger Aufwand, keine Nachzahlungen aus einer Schlussabrechnung und eine klare Zahl auf dem Lohnausweis.

Nächster Schritt

Wer von der Selbstständigkeit ins Payrolling wechselt, sollte zwei Zahlen kennen: den Nettolohn vor Steuern für den eigenen Stundensatz und das gewählte Paket, und die Steuerlast im Wohnsitzkanton auf diesem Nettolohn. Die erste Zahl liefert der Lohnrechner; die zweite der Steuerrechner Ihres Kantons oder Ihre Steuerberatung. Mit beiden Zahlen ist der Vergleich mit der Einzelfirma eine Rechnung, keine Schätzung.