Steuererklärung als Payrolling-Angestellter: Was Sie abziehen können

Steuererklärung mit Abzügen: Sie sind Angestellte, nicht Selbstständige

Viele Contractors kommen aus einer eigenen Firma oder vergleichen sich mit Freelancern. Steuerlich ist Payrolling etwas anderes: Sie sind beim Verleiher angestellt, erhalten einen Lohn mit AHV-Abzügen und am Jahresende einen Lohnausweis. In der Steuererklärung deklarieren Sie Einkommen aus unselbständiger Erwerbstätigkeit und nutzen die Abzüge, die allen Angestellten offenstehen. Eine Buchhaltung, einen Abschluss oder eine MWST-Abrechnung gibt es nicht.

Das vereinfacht die Steuererklärung erheblich, verlangt aber ein Umdenken: Geschäftsaufwand im Sinne einer Firma gibt es nicht mehr. Was Sie beruflich ausgeben, läuft entweder als Spesen über den Arbeitgeber oder als Berufskosten über die Steuererklärung.

Der Lohnausweis: Welche Ziffer wohin gehört

Der Lohnausweis des Verleihers ist das zentrale Dokument. Bei RM Payroll steht er im Kundenportal MyAbacus bereit. Die wichtigsten Ziffern:

Ziffer 2 bis 4 betreffen Gehaltsnebenleistungen, unregelmässige Leistungen und Kapitalleistungen, Ziffer 15 enthält Bemerkungen. Die Sozialversicherungsbeiträge in Ziffer 9 und 10 sind im Nettolohn bereits berücksichtigt; das Steuerformular übernimmt den Nettolohn und lässt diese Beiträge nicht ein zweites Mal zu. Die vollständige Erklärung aller Ziffern steht unter Lohnausweis beim Payrolling.

Rechenbeispiel: Was vom Lohn steuerbar ist

Ausgangslage aus dem Lohnrechner: Stundensatz CHF 120, 100 Prozent Pensum mit 182 verrechenbaren Stunden im Monat, Mann, 35 bis 44 Jahre, Branche Büro, 5 Wochen Ferien, Paket Grade 1. Werte gerundet, pro Monat.

Die Payrolling-Gebühr und die Arbeitgeberbeiträge erscheinen auf dem Lohnausweis nicht: Sie werden vom Kundensatz abgezogen, bevor der Bruttolohn entsteht, und sind damit für Sie nie steuerbares Einkommen. Wer den Kundensatz von CHF 21’840 mit dem Nettolohn vergleicht, sieht die ganze Differenz; steuerlich zählt nur Ziffer 8 abzüglich Ziffer 9 und 10.

Mit dem Paket Grade 4 steigt der Abzug in Ziffer 10 bei gleichem Stundensatz auf rund CHF 1’770 pro Monat, weil Sie auf dem ganzen Bruttolohn 10 Prozent sparen. Das steuerbare Einkommen sinkt entsprechend. Was die Pakete für die Vorsorge bedeuten, steht unter Pensionskasse als Contractor.

Abzüge, die Payrolling-Angestellte geltend machen

Die folgenden Positionen sind die üblichen Abzüge für Angestellte. Beträge und Pauschalen unterscheiden sich nach Kanton und werden hier bewusst nicht beziffert; massgebend ist die Wegleitung Ihres Wohnsitzkantons.

• Berufskosten. Fahrt zum Einsatzort, auswärtige Verpflegung und übrige Berufskosten, teils pauschal, teils effektiv gegen Beleg. Als Contractor wechseln Sie den Einsatzort häufiger als Festangestellte; dokumentieren Sie die Strecken pro Mandat.
• Weiterbildung. Berufsorientierte Aus- und Weiterbildungskosten, die Sie selbst tragen. Bei GAV-unterstellten Einsätzen bis CHF 62.55 Basislohn pro Stunde steht Ihnen zusätzlich das Weiterbildungsangebot des paritätischen Fonds offen; was der Fonds zahlt, ist nicht abziehbar.
• Säule 3a. Beiträge an die gebundene Vorsorge sind bis zu einem jährlichen Höchstbetrag abziehbar. Als Angestellter mit Pensionskasse gilt für Sie der kleinere der beiden Höchstbeträge. Die Bescheinigung stellt Bank oder Versicherung aus.
• Pensionskassen-Einkauf. Freiwillige Einkäufe sind in der Regel abziehbar, soweit die Kasse eine Einkaufslücke ausweist. Den Beitragsausweis laden Sie im Profond-Portal herunter.
• Versicherungsprämien und Zinsen. Krankenkassenprämien, Sparzinsen und Schuldzinsen in den kantonal definierten Grenzen.
• Familie. Kinderabzüge, Fremdbetreuung und Unterhaltsbeiträge nach den Regeln des Kantons. Familienzulagen, die Sie über die FAK des Arbeitgebers erhalten, sind Teil des Bruttolohns und steuerbar.

Nicht abziehbar sind die Payrolling-Gebühr und die Arbeitgeberbeiträge, weil sie nie Ihr Einkommen waren. Wer sie als Berufskosten eintragen will, hat den Lohnausweis falsch gelesen.

Quellensteuer: ordentlich veranlagen lassen oder nicht

Ausländische Arbeitnehmende mit Wohnsitz in der Schweiz ohne Niederlassungsbewilligung C zahlen Quellensteuer: Der Verleiher zieht sie monatlich vom Lohn ab und rechnet mit dem Kanton ab. Tarif und Satz richten sich nach Wohnsitzkanton, Zivilstand und Kinderzahl, mit den Tarifcodes A, B, C oder H, je mit oder ohne Kirchensteuer.

Für die Steuererklärung gilt: Ab CHF 120’000 Bruttojahreseinkommen ist die nachträgliche ordentliche Veranlagung obligatorisch, Sie füllen also trotz Quellensteuer eine Steuererklärung aus, und die bezahlte Quellensteuer wird angerechnet. Darunter können Sie die ordentliche Veranlagung bis am 31. März des Folgejahres beantragen. Das lohnt sich, wenn Ihre tatsächlichen Abzüge, etwa ein Pensionskassen-Einkauf oder hohe Berufskosten, über dem liegen, was der Tarif pauschal berücksichtigt. Wie der Abzug auf der Lohnabrechnung funktioniert, steht unter Quellensteuer beim Payrolling.

Unterlagen, die Sie brauchen

1. Lohnausweis des Verleihers, bei RM Payroll aus MyAbacus.
2. Beitragsausweis der Pensionskasse aus dem Profond-Portal; bei einem Einkauf zusätzlich die Einkaufsbestätigung.
3. Bescheinigung Säule 3a von Bank oder Versicherung.
4. Belege für Weiterbildung und effektive Berufskosten.
5. Bei mehreren Arbeitgebern im Jahr: alle Lohnausweise, auch für kurze Mandate bei anderen Verleihern.
6. Bei Quellensteuer: die Lohnabrechnungen mit Ziffer 12 und, falls gewünscht, der Antrag auf ordentliche Veranlagung.

Vor der Steuererklärung das Netto kennen

Die Steuererklärung beginnt beim Bruttolohn, und der hängt an Stundensatz, Stunden und Paket. Der Lohnrechner zeigt für Ihre Werte Bruttolohn, Arbeitnehmerbeiträge und Netto vor Steuern, also genau die Positionen, die später in Ziffer 8 bis 11 des Lohnausweises stehen. Wer das Paket mit Blick auf die Steuern wählt, sieht dort sofort, wie sich ein höherer Sparbeitrag auf Netto und steuerbares Einkommen auswirkt.