Lohnbuchhaltung intern oder ausgelagert: Der Kostenvergleich

Lohnbuchhaltung Outsourcing im Vergleich: der Überblick

Eine interne Lohnbuchhaltung besteht aus drei Teilen, die oft getrennt betrachtet werden: einer Fachperson, die Lohnlauf, Mutationen und Meldungen erledigt, einer Lohnsoftware mit Lizenz und Updates, und einem Treuhänder für Jahresabschluss, Deklarationen und Spezialfälle wie Quellensteuer oder Expats. Beim Payroll-Outsourcing ersetzt ein Fixpreis pro Lohnabrechnung diese drei Posten. Der Vergleich lohnt sich, weil ein grosser Teil der internen Kosten nicht mit der Anzahl Mitarbeitender wächst, sondern fix ist.

Absicherung: Fehler, Meldungen und Wissen

Lohnbuchhaltung ist Pflichtarbeit mit Fristen: AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG, KTG, FAK und Quellensteuer müssen angemeldet, abgerechnet und gemeldet werden, am Jahresende kommen Lohnausweise, Lohndeklarationen und das Lohnjournal für die Revision dazu. Intern hängt die Qualität an einer Person und daran, ob sie Gesetzesänderungen, neue Grenzwerte und Tarifcodes verfolgt. Die Sätze ändern sich regelmässig, etwa der maximal versicherte UVG-Verdienst von CHF 148’200 oder die BVG-Eintrittsschwelle von CHF 22’680.

Beim Outsourcing prüft ein Team jede Abrechnung im Vier-Augen-Prinzip, und die Lohnmeldungen gehen Swissdec-zertifiziert an Ausgleichskasse, Versicherer und Steueramt, was Übertragungsfehler ausschliesst. Für die eigene Arbeit haftet der Dienstleister im Rahmen des Mandatsvertrags. Welche Lohnarten das Jahr über zu berücksichtigen sind, zeigt die Seite Lohnabrechnung verstehen. Was die Zertifizierung bedeutet, erklärt Swissdec.

Kosten: Rechenbeispiel mit 25 Mitarbeitenden

Das Rechenmodell von RM Payroll geht für die interne Lösung von 0.75 Stunden pro Lohnabrechnung aus, dazu 8 Fixstunden pro Monat für Meldungen, Abstimmungen und das Aktualisieren des Sozialversicherungswissens, bei Vollkosten von CHF 65 pro Stunde. Die Lohnsoftware kostet CHF 1’800 pro Jahr plus CHF 60 pro Mitarbeitenden, der Treuhänder CHF 2’500 plus CHF 80 pro Mitarbeitenden. Beim Outsourcing gilt der Fixpreis von CHF 32 pro Abrechnung und CHF 25 pro Mitarbeitenden für den Jahresabschluss. Alle Werte sind Richtwerte.

Das Outsourcing liegt in diesem Beispiel 64 Prozent unter der internen Lösung. Der Abstand ist bei kleinen Firmen am grössten: Mit 5 Mitarbeitenden kostet intern rund CHF 14’165 pro Jahr, das Outsourcing CHF 2’045, weil die 8 Fixstunden pro Monat auch bei 60 Abrechnungen anfallen. Mit 50 Mitarbeitenden stehen rund CHF 46’790 gegen CHF 20’450, mit 100 Mitarbeitenden rund CHF 83’040 gegen CHF 40’900. Der interaktive Vergleich mit Ihrer Mitarbeiterzahl steht auf der Seite Payroll-Outsourcing, die Preise unter Preise.

Zwei Hinweise zur Fairness des Modells: Wer eine HR-Fachperson ohnehin beschäftigt und ihr die Payroll nur als Teilaufgabe gibt, rechnet die Stunden mit, nicht die ganze Stelle. Und wer bereits eine Lohnsoftware nutzt, kann den Lizenzposten tiefer ansetzen. Die Fixstunden für Meldungen und das Aktuellhalten des Wissens bleiben in jedem Fall.

Aufwand und Risiko

Aufwand pro Monat

Intern kostet ein Lohnlauf Zeit für Mutationen, die Abrechnung selbst, Rückfragen der Mitarbeitenden und die Meldungen an Kassen und Versicherer. Beim Outsourcing bleiben zwei Aufgaben: Mutationen melden, in MyAbacus oder per E-Mail, und die Zahlungen freigeben. Zahlungsdatei und Lohnliste kommen zur Kontrolle, die Löhne gehen erst nach Ihrer Freigabe im E-Banking raus. Lohnabrechnungen und Lohnausweise liegen für die Mitarbeitenden im Portal.

Personenrisiko

Der häufigste Grund für den Wechsel ist nicht der Preis, sondern der Ausfall: Die Payroll-Person geht in Pension, kündigt oder fällt länger aus, und niemand kennt das System. Beim Outsourcing übernimmt ein Team mit Stellvertretung; RM Payroll übernimmt einen laufenden Mandanten innert 30 Tagen, auch mitten im Jahr. Das zweite Risiko ist der Datenschutz: Lohndaten gehören zu den sensibelsten Personendaten. Intern wie extern braucht es Zugriffsregeln und Protokollierung; was das Datenschutzgesetz verlangt, steht unter Datenschutz bei Lohndaten.

Flexibilität: Lock-in und Wachstum

Eine Sorge beim Outsourcing ist die Abhängigkeit. Entscheidend ist, wem der Mandant gehört: Beim Modell mit eigenem Abacus-Mandanten laufen Daten und Lizenz auf Ihren Namen, Geschäftsleitung, Treuhänder und Revisionsstelle haben Lesezugriff, und beim Wechsel wird der Mandant samt Lohnjournal und Stammdaten übergeben. Das ist dieselbe Flexibilität wie bei einer eigenen Software, ohne eigene Lizenz.

Beim Wachstum skaliert der Fixpreis pro Abrechnung mit; eine zusätzliche Stelle wird erst nötig, wenn die Lohnadministration so gross oder so speziell ist, dass sie eine eigene Funktion rechtfertigt. Auch die Kombination ist möglich: Festangestellte über Payroll-Outsourcing, externe Fachkräfte über Payrolling, bei dem RM Payroll Arbeitgeber ist, mit einer Ansprechperson und einem Portal. Den Unterschied der beiden Modelle beschreibt die Seite Für Unternehmen.

Wann intern, wann Outsourcing

Intern passt, wenn

• eine Payroll-Fachperson bereits vorhanden und mit der Lohnadministration ausgelastet ist,
• die Lohnarten sehr speziell sind, etwa Schichtmodelle, Akkord oder Branchenlösungen ausserhalb der Büroberufe,
• Lohndaten aus Gründen der Governance das Haus nicht verlassen dürfen,
• die Stellvertretung intern geregelt ist und das Wissen auf mehr als einer Person liegt.

Outsourcing passt, wenn

• Sie 5 bis 250 Mitarbeitende haben: zu klein für eine eigene Payroll-Stelle, zu gross, um den Lohnlauf nebenbei zu machen,
• Sie als Start-up erste Mitarbeitende anstellen und noch kein HR haben,
• Sie die Schweizer Tochter eines ausländischen Konzerns sind und Swiss Payroll mit Reporting an die Zentrale brauchen,
• Ihre Payroll-Person geht und niemand das System übernehmen kann.

Nächster Schritt

Rechnen Sie Ihre Zahl durch: Mitarbeitende, Lohnarten, Kantone. Auf der Seite Payroll-Outsourcing zeigt der Kostenvergleich für Ihre Mitarbeiterzahl, was intern und was ausgelagert kostet; für eine Offerte mit Fixpreis pro Lohnabrechnung genügt eine Anfrage über Kontakt, die Antwort kommt innert 24 Stunden.