Datenschutz bei Lohndaten: Was das nDSG von Payrollern verlangt

Datenschutz bei Lohndaten: warum die Lohnabrechnung besonders heikel ist

Eine Lohnabrechnung sieht nach Zahlen aus, enthält aber ein Profil der Person. Neben Name, Adresse und Lohn stehen darauf die AHV-Nummer, der Zivilstand, die Kinderzahl über die Familienzulagen, der Wohnsitzkanton, bei Quellensteuerpflichtigen der Tarifcode mit oder ohne Kirchensteuer und damit die Konfession, Krankheits- und Unfallabsenzen über das Krankentaggeld sowie allfällige Lohnpfändungen. Mehrere dieser Angaben zählen zu den Daten, die das Datenschutzgesetz besonders schützt.

Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) verlangt deshalb von jedem Betrieb, der Lohndaten bearbeitet, mehr als ein Passwort auf dem Lohnordner. Zweck, Umfang, Zugriff, Sicherheit und Transparenz müssen geregelt sein. Für Unternehmen, die Payrolling oder Payroll-Outsourcing nutzen, heisst das: Der Datenschutz des Dienstleisters ist Teil der Anbieterprüfung, neben Bewilligung, Kaution und GAV.

Wer verantwortlich ist: Payrolling und Outsourcing im Vergleich

Beim Payrolling ist die Rollenverteilung klar: Arbeitgeber und Vertragspartner der Fachkraft ist der Verleiher. Er erhebt die Lohndaten, bearbeitet sie und meldet sie an Ausgleichskasse, Versicherer, Pensionskasse und Steuerbehörden. Der Einsatzbetrieb trägt die Weisungsbefugnis am Arbeitsplatz, braucht aber keine Lohndaten; er erhält Einsatzvertrag, Stundenrapporte und Rechnung. Beim Outsourcing bleibt das Unternehmen Arbeitgeber und damit verantwortlich; der Dienstleister bearbeitet die Daten im Auftrag und muss vertraglich auf Zweckbindung, Vertraulichkeit und Sicherheit verpflichtet werden. Die beiden Modelle vergleicht die Seite Inhouse oder Outsourcing.

Was das nDSG von Payroll-Dienstleistern verlangt

Die Anforderungen lassen sich in fünf Grundsätzen zusammenfassen, die für jede Bearbeitung von Lohndaten gelten:

1. Zweckbindung. Lohndaten werden für die Lohnabrechnung, die gesetzlichen Meldungen und die Erfüllung des Arbeitsvertrags bearbeitet, nicht für andere Zwecke.
2. Verhältnismässigkeit. Es werden nur die Daten erhoben, die dafür nötig sind. Der Einsatzbetrieb sieht keine Lohnabrechnung, die Pensionskasse keine Krankheitsdiagnose.
3. Transparenz. Die betroffene Person weiss, welche Daten zu welchem Zweck bearbeitet und an wen sie weitergegeben werden. Dafür gibt es die Datenschutzerklärung und die Information im Arbeitsvertrag.
4. Datensicherheit. Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Backups und ein Verfahren für den Fall einer Datenpanne. Bearbeitet ein weiterer Dienstleister die Daten, etwa ein Hosting-Anbieter, muss er dieselben Pflichten übernehmen.
5. Betroffenenrechte. Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung und Widerruf einer Einwilligung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Bei Lohndaten kollidiert das Löschrecht regelmässig mit Aufbewahrungspflichten. Lohnabrechnungen, Lohnausweise und Jahresdeklarationen müssen über Jahre aufbewahrt werden; sie können nicht auf Wunsch gelöscht werden. Ein Anbieter sollte deshalb ein Löschkonzept haben, das festlegt, welche Daten wann gelöscht werden und welche aufbewahrt bleiben.

Sieben Fragen an einen Payroll-Anbieter

• Wo werden die Lohnsoftware und die Backups betrieben, in der Schweiz oder im Ausland?
• Welche weiteren Dienstleister haben Zugriff auf Lohndaten, und sind sie vertraglich verpflichtet?
• Wer im Betrieb hat Zugriff, und wie wird der Zugriff protokolliert?
• Wie erhalten Mitarbeitende ihre Lohnabrechnung: per Post, per E-Mail oder über ein Portal mit Login?
• Wie werden Auskunftsbegehren von Mitarbeitenden beantwortet?
• Gibt es ein Löschkonzept und ein Verfahren bei Datenpannen?
• Welche Daten erhält der Einsatzbetrieb, und welche nicht?

Die Antworten gehören in den Vertrag oder die Datenschutzerklärung. Wer sie nur mündlich bekommt, hat im Streitfall nichts in der Hand. Datenschutz ist der siebte Punkt der Checkliste zur Anbieterprüfung; die übrigen sechs betreffen Bewilligung, Kaution, GAV, Verträge, Gebühr und Zertifikate.

Datenschutz und Zertifizierungen

Weder die Verleihbewilligung noch ISO 9001 noch Swissdec belegen den Datenschutz direkt. Die Bewilligung prüft die rechtliche Zulassung, ISO 9001 die Prozesse, Swissdec die Lohnsoftware. Alle drei berühren den Datenschutz aber indirekt: Ein Qualitätsmanagementsystem enthält in der Regel Prozesse für Zugriffsrechte und Datenpannen, und eine zertifizierte Lohnmeldung übermittelt Daten verschlüsselt an die Empfänger statt per Formular. Was die beiden Zertifizierungen genau abdecken, erklären die Seiten ISO 9001 und Swissdec.

Was RM Payroll erfüllt

RM Payroll ist als Verleiher mit Bewilligung Arbeitgeber der eingesetzten Fachkräfte und damit für deren Lohndaten verantwortlich. Die Lohnbuchhaltung läuft auf Abacus; Abrechnungen, Verträge, Lohnausweise und Timesheets stehen im Kundenportal MyAbacus mit Login bereit, nicht per E-Mail. Die Website setzt keine Tracking- oder Marketing-Cookies ein, und der Lohnrechner läuft vollständig im Browser, ohne dass Eingaben übermittelt werden. Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Bearbeitung können Mitarbeitende schriftlich verlangen. Die vollständige Datenschutzerklärung und die Angaben zu Zertifizierungen auf der Seite Über uns ergänzen diese Übersicht.

Nächster Schritt

Wenn Sie als Unternehmen Lohndaten nicht mehr selbst verwalten wollen, übernimmt beim Payrolling der Verleiher die Verantwortung dafür, beim Outsourcing der Dienstleister in Ihrem Auftrag. Was eine Anstellung über RM Payroll pro Monat kostet, zeigt der Lohnrechner für Unternehmen; das Outsourcing-Modell steht unter Payroll-Outsourcing.