Swissdec-zertifiziert: Was die zertifizierte Lohnmeldung bedeutet

Was Swissdec-zertifiziert bedeutet

Swissdec-zertifiziert ist eine Aussage über Software. Swissdec ist der Schweizer Standard für den elektronischen Austausch von Lohndaten zwischen Arbeitgebern und den Stellen, die diese Daten brauchen: AHV-Ausgleichskassen, Unfall- und Krankentaggeldversicherer, Pensionskassen und Steuerbehörden. Eine Lohnsoftware, die Lohndaten nach diesem Standard korrekt aufbereitet und übermittelt, erhält die Zertifizierung. Wenn ein Payroll-Dienstleister mit dem Label wirbt, sagt er: Unsere Lohnbuchhaltung läuft auf einem zertifizierten Produkt, und unsere Meldungen gehen elektronisch im geprüften Format an die Empfänger. Das Label hängt an der Software und ihrer Version; wechselt ein Betrieb das Produkt, muss auch das neue Produkt zertifiziert sein.

Für Sie als Unternehmen hat das eine praktische Folge. Jede Lohnabrechnung erzeugt Daten, die an mehrere Stellen gemeldet werden müssen. Werden diese Daten einmal in der Software erfasst und von dort an alle Empfänger übermittelt, sinkt das Risiko von Übertragungsfehlern, Doppelerfassungen und Rückfragen. Werden sie dagegen von Hand in Formulare übertragen, hängt die Qualität von der Sorgfalt jeder einzelnen Person ab.

Welche Meldungen über den Standard laufen

Der Lohnausweis zeigt, wie viele Datenfelder zusammenkommen: Ziffer 1 Lohn, 2 Gehaltsnebenleistungen, 3 unregelmässige Leistungen, 8 Bruttolohn total, 9 AHV/IV/EO/ALV/NBU-Beiträge, 10 BVG-Beiträge, 11 Nettolohn, 12 Quellensteuer, 13 Spesen. Jede dieser Ziffern muss mit den Meldungen an Ausgleichskasse, Versicherer und Pensionskasse übereinstimmen. Genau diese Konsistenz prüft die Zertifizierung. Was die einzelnen Ziffern bedeuten, erklärt die Seite Lohnausweis.

Bei der Quellensteuer ist die Übermittlung besonders anspruchsvoll, weil Tarif und Satz vom Wohnsitzkanton, Zivilstand und der Kinderzahl abhängen und monatlich mit dem zuständigen Kanton abgerechnet werden. Eine zertifizierte Software kennt die Tarifcodes und die kantonalen Schnittstellen. Mehr dazu auf der Seite Quellensteuer beim Payrolling.

Was die Zertifizierung aussagt und was nicht

Swissdec ist, wie ISO 9001 oder die Verbandsmitgliedschaft, ein freiwilliger Nachweis. Er belegt drei Dinge: Die Software beherrscht den Standard, die Meldungen sind formal korrekt, und der Betrieb hat in ein geprüftes System investiert. Er belegt nicht, dass der Betrieb verleihen darf, dass er die Kaution geleistet hat oder dass er den GAV Personalverleih einhält. Diese Punkte prüfen Sie im SECO-Verzeichnis und auf der Lohnabrechnung, wie auf der Seite SECO-Bewilligung beschrieben.

Auch über die Richtigkeit der Eingaben sagt das Label nichts. Eine zertifizierte Software übermittelt einen falsch erfassten Lohn genauso zuverlässig wie einen richtigen. Die Qualität der Lohnadministration hängt weiterhin von den Prozessen des Betriebs ab, und dafür ist ISO 9001 der passende Nachweis.

So prüfen Sie die Swissdec-Zertifizierung

1. Software erfragen. Fragen Sie den Anbieter, auf welcher Lohnsoftware er die Buchhaltung führt. Die Antwort sollte ein Produktname sein, nicht «unser eigenes System».
2. Produkt in der Swissdec-Liste nachschlagen. Swissdec veröffentlicht, welche Produkte zertifiziert sind. Dort prüfen Sie, ob das genannte Produkt enthalten ist.
3. Elektronische Übermittlung bestätigen lassen. Zertifizierte Software kann auch ohne elektronische Übermittlung betrieben werden. Fragen Sie, ob die Meldungen tatsächlich über den Standard laufen.
4. Mit der Lohnabrechnung abgleichen. Eine Lohnabrechnung aus einer zertifizierten Software weist alle Beiträge getrennt aus: AHV/IV/EO, ALV, NBU, BVG, Quellensteuer. Eine Abrechnung mit einem Sammelabzug ist ein Warnsignal, weil sich die Meldungen an die einzelnen Empfänger daraus nicht nachvollziehen lassen.

Für Agenturen, die ihre Lohnadministration auslagern, kommt ein fünfter Punkt dazu: Läuft die Buchhaltung auf einem eigenen Mandanten, auf den Sie und Ihre Revisionsstelle jederzeit Zugriff haben? Das ist unabhängig von Swissdec, aber entscheidend für die Kontrolle. Die Prüfung aller Nachweise in einer Reihenfolge steht in der Checkliste zur Anbieterprüfung.

Was RM Payroll erfüllt

RM Payroll führt die Lohnbuchhaltung auf Abacus mit Swissdec-zertifizierter Lohnmeldung. Die Meldungen an Ausgleichskasse, Unfall- und Krankentaggeldversicherer, Pensionskasse und Steuerbehörden laufen elektronisch aus der Lohnbuchhaltung heraus. Abrechnungen, Verträge, Lohnausweise und Timesheets stehen im Kundenportal MyAbacus bereit. Für Partneragenturen betreibt RM Payroll einen eigenen Abacus-Mandanten pro Partner, mit Zugriff für die Agentur und ihre Revisionsstelle. RM Payroll verleiht mit Bewilligung und ist dem GAV Personalverleih unterstellt; Angaben zu ISO-Zertifizierungen finden Sie auf der Seite Über uns.

Nächster Schritt

Für Unternehmen ist die zertifizierte Lohnmeldung einer der Gründe, weshalb Payrolling die eigene Lohnadministration ersetzt: Anmeldungen bei Ausgleichskasse, Unfallversicherung und Pensionskasse, Lohnbuchhaltung, Lohnausweis und Quellensteuer liegen beim Verleiher. Was das pro Monat kostet, zeigt der Lohnrechner für Unternehmen.