MSP und VMS: Payrolling für Grossunternehmen mit vielen Externen

MSP, VMS und Payrolling: drei Rollen, eine Fachkraft

Grossunternehmen mit vielen externen Fachkräften organisieren deren Einkauf selten direkt. Sie arbeiten mit einem Managed Service Provider (MSP), der Lieferanten, Verträge, Compliance und Reporting im Auftrag des Unternehmens steuert, und mit einem Vendor Management System (VMS), der Software, in der Anfragen, Angebote, Zeiterfassung, Freigaben und Rechnungen laufen. Beides regelt den Prozess. Was beides nicht regelt, ist die Frage, bei wem die Fachkraft angestellt ist.

Hier kommt Payrolling ins Spiel. Jede externe Person, die in ein Schweizer Team eingegliedert ist und Weisungen entgegennimmt, braucht einen Arbeitgeber mit Verleihbewilligung nach Art. 12 AVG. Der Payrolling-Anbieter ist dieser Arbeitgeber: Er schliesst den Arbeitsvertrag, zahlt den Lohn, führt Sozialversicherungen und Pensionskasse und verrechnet die Stunden. Was Payrolling im Detail ist, erklärt die Seite Was ist Payrolling.

Wie der Verleiher in das MSP-Modell passt

Im MSP-Modell ist der Payrolling-Anbieter typischerweise einer der Lieferanten, die das MSP im Namen des Unternehmens führt. Er erhält die Anfrage über das VMS, stellt die Fachkraft an, meldet die Stunden über das VMS und stellt seine Rechnung an das MSP oder direkt an das Unternehmen, je nach Modell. Rechtlich ändert das nichts: Der Einsatzvertrag nach Art. 22 AVG wird zwischen dem Verleiher und dem Einsatzbetrieb geschlossen, also dem Unternehmen, in dessen Team die Person arbeitet. Das MSP kann den Vertrag im Auftrag verhandeln, aber die Pflichten des Einsatzbetriebs, insbesondere Weisungsbefugnis und Verantwortung für Arbeitssicherheit am Einsatzort, bleiben beim Unternehmen.

Zwei Konstellationen sind in der Praxis häufig:

1. Fachkraft bringt Mandat mit. Eine Spezialistin hat über das VMS ein Projekt gewonnen und lässt sich beim Payrolling-Anbieter anstellen. Der Anbieter wird Lieferant im VMS, die Spezialistin ist seine Angestellte.
2. Contracting-Firma ohne Verleihbewilligung. Eine Beratungs- oder Contracting-Firma platziert eine Person im Projekt, hat aber keine Verleihbewilligung oder sitzt im Ausland. Dann braucht sie einen bewilligten Schweizer Verleiher als Arbeitgeber. RM Payroll übernimmt diese Rolle; Kundenbeziehung und Marge bleiben bei der Firma. Dasselbe gilt für ausländische Personaldienstleister, weil der Verleih vom Ausland in die Schweiz nicht gestattet ist (Art. 12 Abs. 2 AVG).

Was in der Kundenrate steckt

Im VMS sehen Sie pro Fachkraft eine Kundenrate pro Einsatzstunde. Diese Rate enthält drei Bestandteile: die Payrolling-Gebühr, allfällige MSP- oder VMS-Leistungen und die All-in-Lohnkosten, also Bruttolohn plus Arbeitgeberbeiträge. Für Einkauf und Controlling ist entscheidend, dass die drei Bestandteile getrennt ausgewiesen sind. Nur dann lässt sich beurteilen, ob eine Rate angemessen ist und wie viel davon bei der Fachkraft ankommt.

Die Arbeitgeberbeiträge sind gesetzlich oder im GAV festgelegt und bei jedem Verleiher ähnlich: AHV/IV/EO 5.3 Prozent, ALV 1.1 Prozent bis CHF 148’200 Jahreslohn, Familienausgleichskasse (kantonal verschieden, bei RM Payroll unabhängig vom Einsatzkanton die Zürcher FAK von 1.25 Prozent), AHV-Verwaltungskosten, Berufsunfall, UVG-Zusatzversicherung, Krankentaggeld, Berufsbildungsbeitrag und Pensionskasse. Die Payrolling-Gebühr ist bei RM Payroll in der Regel pro Einsatzstunde definiert, CHF 6, auf Kundenwunsch als Prozentsatz der Kundenrate oder als Multiplier auf den Bruttolohn. Für Unternehmen mit Volumen ist die Fee nach Anzahl Payroll-Mitarbeitende gestaffelt; die Stufen stehen auf der Seite Preise. Die Zusammensetzung der Rate im Detail zeigt die Seite Payrolling-Kosten, eine Gesamtkostenrechnung pro Person der Lohnrechner im Arbeitgeber-Modus.

Was Einkauf und HR beim Payroller prüfen sollten

Ein MSP prüft seine Lieferanten nach eigenen Kriterien. Für den Payrolling-Anbieter, der Arbeitgeber Ihrer Externen wird, sind fünf Punkte unverzichtbar:

1. SECO-Eintrag. Kantonale Bewilligung für den Verleih im Inland, eidgenössische Bewilligung für den Verleih ins Ausland. Beides ist im öffentlichen Verzeichnis des SECO abrufbar.
2. GAV Personalverleih. Für Löhne bis CHF 62.55 Basislohn pro Stunde gilt der allgemeinverbindliche GAV. Der Anbieter muss ihn umsetzen, inklusive Feiertagszuschlag von 3.2 Prozent, Ferienregelung und Beiträgen an den Weiterbildungsfonds.
3. Kaution. Verleiher leisten zur Sicherung der Lohnansprüche eine Kaution (Art. 14 AVG). Sie schützt Ihre Externen, falls der Verleiher ausfällt.
4. Lohnzahlung unabhängig vom Zahlungseingang. Bei RM Payroll ist der Lohn 1 bis 3 Tage nach Eingang der freigegebenen Zeiterfassung auf dem Konto. Das ist auch für Sie relevant: Eine Fachkraft, die auf ihren Lohn wartet, weil Ihre Rechnung noch in der Freigabe hängt, ist ein Risiko für das Projekt.
5. Lohnmeldung und Datenschutz. Swissdec-zertifizierte Lohnmeldung an Versicherungen und Behörden, saubere Trennung der Lohndaten. Wie Lohndaten geschützt sein müssen, steht unter Datenschutz bei Lohndaten.

Die Haftungsverteilung zwischen Einsatzbetrieb und Verleiher beschreibt die Seite Haftung im Personalverleih.

Integration in VMS und HR-Systeme

Für Unternehmen mit vielen Externen zählt, dass der Payroller in die bestehende Landschaft passt, ohne eigenes Projekt. Bei RM Payroll laden Externe ihre freigegebenen Timesheets im Portal MyAbacus hoch oder die Stunden kommen aus dem VMS; Kostenstellen und Rechnungsdaten fliessen per Schnittstelle in Ihre Systeme. Die Lohnbuchhaltung läuft auf Abacus, die Lohnmeldung Swissdec-zertifiziert. Statt einer Lohnabrechnung pro Person erhalten Sie eine Sammelrechnung pro Monat mit Kostenstellen, als PDF und als Datensatz. Für Volumenkunden gehört ein dedizierter Key Account dazu.

Ein Punkt, der im MSP-Modell oft untergeht: Externe im Ausland. Lebt eine Fachkraft in einem EU-Land, in Serbien, Kosovo oder Nordmazedonien, stellt RM Payroll sie über eine Partnerfirma vor Ort lokal an. Einsatzvertrag und Rechnung in Franken kommen aus Zürich, und die Person erscheint auf derselben Sammelrechnung wie Ihre Schweizer Externen. Details unter International und Nearshoring.

In welchen Systemen RM Payroll als Lieferant registriert ist

Für den Einkauf ist entscheidend, dass der Verleiher in den bestehenden Systemen angelegt ist, bevor die erste Fachkraft startet. RM Payroll ist in den gängigen Plattformen als Lieferant registriert:

• VMS: SAP Fieldglass, Beeline, Magnit, Workday VNDLY, Pixid, Bullhorn.
• MSP-Programme: Hays Talent Solutions, Randstad Sourceright, Pontoon, Allegis Global Solutions, KellyOCG, ManpowerGroup Talent Solutions (TAPFIN), Guidant Global, AMS.
• Einkaufs- und Lieferantenportale: SAP Ariba, Coupa, Jaggaer, Ivalua, GEP SMART, Oracle, Zycus, Proactis, Onventis, Synertrade.
• E-Invoicing: Basware, Tungsten Network, Tradeshift, SAP Taulia, Pagero, Esker, Medius, Yooz, Peppol, Swisscom Conextrade, PostFinance E-Rechnung, Unifiedpost.
• Lieferantenqualifikation: Achilles, Avetta, EcoVadis, Dun & Bradstreet (D-U-N-S), IntegrityNext.

Fehlt Ihr System, erledigt RM Payroll das Lieferanten-Onboarding in der Regel innert weniger Arbeitstage, inklusive SECO-Bewilligung, Versicherungsnachweisen und ISO-Zertifikaten. Die vollständige Übersicht mit Logos steht auf der Seite Für Unternehmen.

Der nächste Schritt

Wenn Sie ein MSP- oder VMS-Programm betreiben oder aufbauen und einen bewilligten Schweizer Verleiher als Lieferanten brauchen, klärt RM Payroll Volumen, Kantone, GAV-Unterstellung und Schnittstellen in einem ersten Gespräch und offeriert nach Anzahl Payroll-Mitarbeitende. Die Leistungen für Unternehmen und das Offertformular finden Sie unter Für Unternehmen.