Payrolling oder GmbH: Was sich für Freelancer rechnet

Payrolling oder GmbH: der Vergleich auf einen Blick

Beide Modelle machen aus Ihnen rechtlich einen Angestellten. Beim Payrolling sind Sie beim Verleiher angestellt, bei der GmbH bei Ihrer eigenen Gesellschaft. Der Unterschied liegt darin, wer die Administration trägt, wer das Risiko trägt und wie viel vom Kundensatz unter dem Strich bleibt.

Absicherung: angestellt ist nicht gleich angestellt

Beim Payrolling übernimmt der Verleiher das ganze Paket, das ein Arbeitgeber nach Gesetz und GAV Personalverleih schuldet: AHV/IV/EO mit je 5.3 Prozent, ALV mit je 1.1 Prozent bis CHF 148’200 Jahreslohn, Berufs- und Nichtberufsunfall, Krankentaggeld und Pensionskasse. Bei RM Payroll zahlt der Arbeitgeber das Krankentaggeld von 1.7 Prozent (Männer) beziehungsweise 2.45 Prozent (Frauen) allein; im Krankheitsfall erhalten Sie 80 oder 90 Prozent des Lohns während 720 Tagen, nach 2 Karenztagen.

Mit einer GmbH sind Sie Ihr eigener Arbeitgeber und müssen jeden dieser Anschlüsse selbst organisieren: Ausgleichskasse, Unfallversicherer, Pensionskasse. Krankentaggeld ist für die GmbH freiwillig. Wer es weglässt, hat bei längerer Krankheit nur die Lohnfortzahlung nach OR: im ersten Dienstjahr drei Wochen. Bei der Pensionskasse entscheidet der Anschluss über Verzinsung und Umwandlungssatz; Profond, die Kasse von RM Payroll, verzinste 2024 mit 8 Prozent, der BVG-Mindestzins liegt bei 1.25 Prozent.

Ein Punkt, der oft übersehen wird: Als Gesellschafter-Geschäftsführer zahlen Sie ALV-Beiträge, Ihr Anspruch auf Arbeitslosenentschädigung ist wegen der arbeitgeberähnlichen Stellung aber eingeschränkt. Beim Payrolling sind Sie normaler Arbeitnehmer; nach 12 Beitragsmonaten in den letzten 2 Jahren besteht Anspruch auf Taggelder.

Kosten und Netto: Gebühr gegen Fixkosten

Die Payrolling-Gebühr ist der einzige Posten, den eine GmbH einspart. Bei RM Payroll sind das CHF 6 pro Einsatzstunde, bei 182 Stunden CHF 1’092 im Monat. Alles andere, Sozialversicherungen und Pensionskasse, zahlt die GmbH in gleicher Höhe, weil auch Ihr Lohn aus der GmbH ein Arbeitnehmerlohn ist.

Dafür hat die GmbH eigene Fixkosten: Gründung mit Stammkapital von CHF 20’000, Buchhaltung, Jahresabschluss, Steuererklärung der Gesellschaft, Versicherungsabschlüsse, ab einer Umsatzschwelle die MWST-Abrechnung. Diese Kosten fallen auch an, wenn Sie zwischen zwei Mandaten keinen Umsatz haben. Dazu kommt die Zeit, die Sie selbst investieren.

Ein Beispiel aus dem Lohnrechner: Kundensatz CHF 120 pro Stunde, 100 Prozent Pensum mit 182 Stunden, Mann, 35 bis 44 Jahre, Pensionskassen-Paket Grade 1. Vom Kundensatz von CHF 21’840 gehen CHF 1’092 Gebühr ab, CHF 2’134 Arbeitgeberbeiträge und CHF 1’513 Arbeitnehmerbeiträge. Nettolohn vor Steuern: CHF 17’101. Mit einer GmbH stünde statt der Gebühr Ihr Verwaltungsaufwand, bei ähnlichen Sozialversicherungsabzügen. Wie die Gebühr im Detail aufgeteilt ist, zeigt die Seite Payrolling-Kosten.

Steuerlich zahlt die GmbH Gewinnsteuer, und Sie versteuern Ihren Lohn privat. Das lässt sich gestalten, etwa über Dividenden, bringt aber nur etwas, wenn tatsächlich Gewinn in der Gesellschaft bleibt. Wer alles als Lohn bezieht, steht steuerlich ähnlich da wie beim Payrolling.

Aufwand und Risiko

Administration

Beim Payrolling läuft der Monat so: Zeiterfassung vom Kunden freigeben lassen, in MyAbacus hochladen, Lohn erhalten. Verträge werden digital signiert, der Lohnausweis kommt am Jahresende. Mit einer GmbH kommen Rechnungsstellung, Debitorenkontrolle, Mahnwesen, Lohnlauf für sich selbst, Jahresdeklarationen an Ausgleichskasse, Unfallversicherer und Pensionskasse sowie Jahresrechnung und Steuererklärung der Gesellschaft dazu. Vieles davon lässt sich an einen Treuhänder geben, was wiederum kostet.

Inkasso und Scheinselbstständigkeit

Das grösste Risiko der GmbH ist der Zahlungsausfall. Zahlt der Kunde spät oder gar nicht, fehlt das Geld für Ihren Lohn. Beim Payrolling zahlt RM Payroll den Lohn 1 bis 3 Tage nach Eingang der freigegebenen Zeiterfassung, unabhängig davon, wann der Kunde zahlt, ohne Gebühr für Vorfinanzierung oder Ausfallrisiko.

Das zweite Risiko betrifft den Auftraggeber: Wer über die eigene GmbH Vollzeit im Team des Kunden arbeitet, dessen Weisungen folgt und nach Stunden abrechnet, ist faktisch eingegliedert. Das Bundesamt für Sozialversicherungen lässt reine Lohnträgerschaft ohne Eingliederung nicht zu, und viele Kunden verlangen deshalb auch von GmbH-Inhabern eine Anstellung über einen bewilligten Verleiher. Mehr dazu unter Scheinselbstständigkeit.

Flexibilität: Projektwechsel, Pausen und Ausland

Payrolling ist pro Mandat organisiert: Ein Einsatzvertrag pro Kunde, Kündigungsfristen nach GAV von 2 Tagen in den ersten 3 Monaten bis 1 Monat ab dem 7. Monat. Zwischen zwei Mandaten laufen keine Fixkosten. Beim Anschlussprojekt hilft RM IT über Rahmenverträge mit Contracting-Firmen, siehe Anschluss nach dem Contract.

Die GmbH ist flexibler, wenn Sie mehrere Kunden gleichzeitig bedienen, Teilprojekte an andere Freelancer weitergeben, Mitarbeitende anstellen oder ein Produkt neben dem Mandat aufbauen. Sie bleibt auch bestehen, wenn Sie ein Jahr pausieren, verursacht dann aber weiter Kosten. Für Mandate im Ausland braucht es in beiden Modellen eine lokale Lösung; beim Payrolling läuft das über Partnerfirmen in den EU-Ländern sowie Serbien, Kosovo und Nordmazedonien.

Wann Payrolling, wann GmbH

Payrolling passt, wenn

• Sie ein Vollzeitmandat bei einem Kunden haben, typischerweise für mehrere Monate,
• Sie eingegliedert im Team arbeiten und nach Stunden oder Tagen abrechnen,
• Sie Lohn, Krankentaggeld und Pensionskasse geregelt haben wollen, ohne Verträge mit Kassen und Versicherern,
• Ihr Kunde oder dessen Einkauf einen bewilligten Verleiher verlangt,
• Sie zwischen Projekten pausieren oder ins Ausland gehen, ohne laufende Firmenkosten.

Die GmbH passt, wenn

• Sie mehrere Kunden parallel bedienen und mit Festpreisen oder Werkverträgen arbeiten,
• Sie Mitarbeitende anstellen oder Subunternehmer beiziehen,
• Sie Gewinn in der Gesellschaft belassen und Investitionen tätigen wollen,
• Sie ein Produkt, eine Beteiligung oder eine Marke aufbauen, die über ein einzelnes Mandat hinausgeht.

Beides lässt sich kombinieren: GmbH für das Geschäft mit mehreren Kunden, Payrolling für das Vollzeitmandat beim Grosskunden, der eine Anstellung verlangt.

Nächster Schritt

Rechnen Sie Ihr Mandat durch: Im Lohnrechner sehen Sie für Ihren Stundensatz, Ihr Alter und Ihr Pensionskassen-Paket, was nach Gebühr, Sozialversicherungen und Pensionskasse als Nettolohn bleibt. Stellen Sie dieser Zahl Ihre GmbH-Fixkosten und Ihren eigenen Zeitaufwand gegenüber. Wie sich Payrolling gegen die Einzelfirma schlägt, lesen Sie im zweiten Vergleich.