Spesen beim Payrolling: Effektiv, pauschal und was steuerfrei bleibt

Spesen beim Payrolling sind Auslagenersatz, kein Lohn

Spesen ersetzen Auslagen, die Ihnen durch die Arbeit entstehen: Reise zum auswärtigen Einsatzort, Übernachtung, Verpflegung unterwegs, Arbeitsmaterial. Sie sind kein Lohn. Das hat zwei Folgen: Auf Spesen werden keine Sozialversicherungsbeiträge erhoben, und sie werden auf dem Lohnausweis separat unter Ziffer 13 ausgewiesen, getrennt vom Bruttolohn in Ziffer 8.

Beim Payrolling läuft die Spesenabrechnung über den Verleiher, denn er ist Ihr Arbeitgeber. Der Kunde zahlt Spesen nicht direkt an Sie; der Verleiher zahlt sie mit dem Lohn aus und verrechnet sie, wenn vereinbart, dem Kunden weiter. Spesen sind ein Pflichtinhalt im Arbeitsvertrag und im Verleihvertrag nach Arbeitsvermittlungsgesetz. Was ersetzt wird und wer es trägt, muss also vor dem Einsatz geregelt sein. Was sonst in die Verträge gehört, steht unter Payrolling-Vertrag.

Effektive Spesen: Beleg einreichen, Betrag zurückerhalten

Effektive Spesen sind der Normalfall. Sie bezahlen die Auslage, reichen den Beleg ein und erhalten den Betrag mit der nächsten Lohnzahlung zurück. Der Beleg ist entscheidend: Ohne Beleg kann der Verleiher die Auslage nicht als Spesen verbuchen, und die Steuerbehörde würde den Betrag bei einer Kontrolle als Lohn behandeln. Bewahren Sie Belege deshalb auch nach der Auszahlung auf. Typische Positionen:

Ob der tägliche Arbeitsweg zum Kunden als Spesen gilt oder zu Ihren privaten Berufsauslagen gehört, hängt vom Vertrag und von der Praxis der Steuerbehörde ab. Bei Einsätzen am gewöhnlichen Arbeitsort gilt der Arbeitsweg in der Regel nicht als Spesen; Sie machen ihn in der Steuererklärung als Berufsauslagen geltend. Was dort abziehbar ist, steht unter Steuererklärung als Payrolling-Angestellter.

Pauschalspesen: Nur mit genehmigtem Spesenreglement

Pauschalspesen sind feste Monatsbeträge ohne Einzelbeleg, etwa für Kleinausgaben oder Repräsentation. Sie sind nur zulässig, wenn der Arbeitgeber ein Spesenreglement hat, das vom Kanton genehmigt wurde. Ohne genehmigtes Reglement gelten Pauschalen steuerlich als Lohn, mit allen Folgen für Sozialversicherungen und Einkommenssteuer.

Für Contractors im Payrolling, die bei Banken, Versicherungen oder in der Industrie im Einsatz sind, spielen Pauschalspesen selten eine Rolle; Repräsentationsspesen sind Kadern vorbehalten. Fragen Sie den Verleiher, ob und für welche Funktionen ein genehmigtes Spesenreglement besteht und welche Pauschalen es vorsieht. Betrag und Voraussetzungen stehen im Reglement. Hohe Pauschalspesen, die den Lohn ersetzen sollen, sind kein Vorteil, sondern ein Risiko: Sie senken den versicherten Lohn für Pensionskasse, Krankentaggeld und Arbeitslosenversicherung und können bei einer Prüfung nachträglich als Lohn aufgerechnet werden.

Wer die Spesen am Ende bezahlt

Beim Payrolling gibt es drei Modelle, wer Ihre Auslagen trägt:

1. Der Kunde zahlt zusätzlich. Im Verleihvertrag ist vereinbart, dass Reise- und Übernachtungskosten dem Kunden weiterverrechnet werden. Der Verleiher erstattet Ihnen die Spesen und stellt sie dem Kunden in Rechnung. Für Sie neutral.
2. Spesen im Stundensatz. Der Kundensatz ist all-in; Auslagen sind eingepreist. Dann sind die Spesen wirtschaftlich Ihr eigener Lohn, der zuerst durch die Abzüge geht. Ein tieferer Satz plus effektive Spesen kann netto günstiger sein als ein hoher All-in-Satz ohne Spesen.
3. Keine Spesen vereinbart. Auslagen bleiben bei Ihnen und werden, soweit die Steuerbehörde sie anerkennt, als Berufsauslagen abgezogen.

Welches Modell gilt, steht im Einsatzvertrag. Klären Sie es bei der Satzverhandlung, nicht nach dem ersten Reisemonat. Bei RM Payroll gibt es keine Gebühr für die Spesenbearbeitung; die Gebühr pro Einsatzstunde deckt die Abrechnung ab. Mehr zu den Gebührenmodellen unter Payrolling-Kosten.

Spesen auf Lohnabrechnung und Lohnausweis

Auf der monatlichen Lohnabrechnung stehen die Spesen als eigene Zeile nach dem Nettolohn: Sie werden zum Nettolohn addiert und ohne Abzüge ausbezahlt. Auf dem Lohnausweis erscheinen sie in Ziffer 13, aufgeteilt nach effektiven Spesen und Pauschalspesen. Ein genehmigtes Spesenreglement wird auf dem Lohnausweis vermerkt. So sieht die Steuerbehörde auf einen Blick, dass die Beträge Auslagenersatz sind und nicht zum steuerbaren Lohn gehören.

Was in den übrigen Ziffern steht, erklärt die Seite Lohnausweis erklärt; die Abzugszeilen der Monatsabrechnung die Seite Lohnabrechnung verstehen.

So reichen Sie Spesen ein

1. Vereinbarung prüfen. Im Einsatzvertrag nachlesen, welche Spesen vorgesehen sind und ob der Kunde sie trägt.
2. Belege sammeln. Originalbeleg oder digitale Quittung mit Datum, Betrag und Zweck. Bei Reisen für den Kunden dessen Auftrag dokumentieren.
3. Freigabe durch den Kunden. Weiterverrechnete Spesen muss der Kunde freigeben, meist zusammen mit dem Timesheet.
4. Einreichen. Spesenabrechnung und Belege mit dem Timesheet in MyAbacus hochladen.
5. Kontrolle. Auf der Lohnabrechnung prüfen, ob die Spesen als separate Zeile ohne Abzüge erscheinen.

Nächster Schritt

Spesen sind beim Payrolling kein Steuertrick, sondern Ersatz für Auslagen mit klaren Regeln: Beleg oder genehmigtes Reglement, Ausweis in Ziffer 13, Vereinbarung im Vertrag. Wenn Sie ein Mandat mit Reisen oder auswärtigen Einsätzen planen, klären Sie das Spesenmodell mit dem Kunden, bevor Sie den Stundensatz fixieren. Der Lohnrechner zeigt, was vom Satz netto bleibt; effektive Spesen kommen ohne Abzüge dazu.