Payrolling für Freelancer: Angestellt arbeiten, frei bleiben

Was Payrolling für Freelancer anders macht

Als Freelancer tragen Sie alles selbst: Akquise, Rechnungstellung, Mehrwertsteuer, Versicherungen, Vorsorge und das Risiko, dass ein Kunde spät oder gar nicht zahlt. Payrolling nimmt Ihnen den administrativen und den versicherungstechnischen Teil ab und lässt den unternehmerischen Teil bei Ihnen. Sie finden das Mandat, Sie verhandeln den Satz, Sie bestimmen Ihr Pensum. Der Payrolling-Anbieter stellt Sie an, schliesst mit Ihrem Kunden den Einsatzvertrag, verrechnet Ihre Stunden und zahlt Ihnen den Lohn.

Was Payrolling juristisch ist und wie der Ablauf aussieht, erklärt die Grundlagenseite Was ist Payrolling. Diese Seite konzentriert sich auf die Frage, was sich für Sie als Freelancer konkret ändert, was gleich bleibt und wann sich der Wechsel lohnt.

Was bleibt, was sich ändert

Die Tabelle zeigt den Kern: Der unternehmerische Teil bleibt bei Ihnen, der administrative Teil wandert zum Verleiher. Für den Kunden hat das einen Nebeneffekt, der oft den Ausschlag gibt: Er bekommt eine Rechnung von einem bewilligten Verleiher und muss sich nicht fragen, ob er mit einem Freelancer ein Anstellungsverhältnis eingeht, das die Ausgleichskasse später anders beurteilt. Mehr dazu auf der Seite zur Scheinselbständigkeit.

Die drei Lücken, die Payrolling schliesst

Viele Freelancer unterschätzen, was sie als Selbstständige nicht haben. Drei Punkte wiegen am schwersten:

1. Arbeitslosenversicherung. Angestellte zahlen ALV-Beiträge von 1.1 Prozent, der Arbeitgeber ebenso viel. Dafür besteht nach mindestens 12 Beitragsmonaten in den letzten 2 Jahren ein Anspruch auf Arbeitslosenentschädigung: 70 Prozent des versicherten Verdienstes, 80 Prozent mit Unterhaltspflicht. Wer nach einem Mandat ohne Anschluss dasteht, meldet sich am ersten Tag beim RAV.
2. Krankentaggeld. Eine Krankentaggeldversicherung ist gesetzlich nicht obligatorisch, im GAV Personalverleih aber vorgeschrieben. Bei RM Payroll kostet sie 1.7 Prozent für Männer und 2.45 Prozent für Frauen und wird vollständig vom Arbeitgeber getragen. Sie deckt 80 oder 90 Prozent des Lohns während 720 Tagen, mit 2 Karenztagen pro Fall. Als Freelancer müssten Sie eine vergleichbare Deckung selbst abschliessen und bezahlen.
3. Pensionskasse. Ab einem Jahreslohn von CHF 22’680 sind Sie obligatorisch versichert. Bei RM Payroll wählen Sie zwischen drei Paketen: Grade 1 mit dem obligatorischen Minimum auf dem koordinierten Lohn, Grade 4 mit Sparen auf dem ganzen Bruttolohn und Grade 9, bei dem der Arbeitgeber den Sparbeitrag von 20 Prozent allein finanziert. Die Pensionskasse Profond verzinste 2024 mit 8 Prozent, der gesetzliche Mindestzins liegt bei 1.25 Prozent.

Dazu kommen Berufs- und Nichtberufsunfallversicherung nach UVG und die Mutterschafts- und Vaterschaftsentschädigung über die EO.

Rechenbeispiel: CHF 100 pro Stunde

Was vom Kundensatz netto bleibt, hängt von Satz, Alter, Geschlecht und Pensionskassen-Paket ab. Ausgangslage: CHF 100 pro Stunde, 100 % Pensum mit 182 verrechenbaren Stunden im Monat (42 Stunden × 52 Wochen ÷ 12, Ferien und Feiertage als Zuschläge im Bruttolohn), Mann, 35 bis 44 Jahre, Bürotätigkeit, Paket Grade 1, Gebühr CHF 6 pro Einsatzstunde. Werte gerundet, Sätze 2026 aus dem Lohnrechner.

Rund 77 Prozent des Kundensatzes kommen als Nettolohn an. In der Differenz stecken keine Kosten des Anbieters ausser der Gebühr, sondern Ihre eigenen Sozialversicherungen und die Pensionskasse. Als Freelancer müssten Sie die meisten davon ebenfalls bezahlen, nur ohne Arbeitgeberanteil. Wie die Posten im Detail zusammenkommen, zeigt die Seite zu den Payrolling-Kosten; mit eigenen Werten rechnen Sie im Lohnrechner.

Was im Arbeitsvertrag für Freelancer wichtig ist

Beim Payrolling haben Sie zwei Dokumente: den Arbeitsvertrag mit dem Verleiher und den Einsatzvertrag, der Kunde, Einsatzort, Dauer und Satz regelt. Für Freelancer sind drei Punkte relevant:

• Kündigungsfristen. Nach GAV Personalverleih gelten in den ersten 3 Monaten 2 Tage, im 4. bis 6. Monat 7 Tage, ab dem 7. Monat 1 Monat. Liegt Ihr Basislohn über dem GAV-Schwellenwert, gelten die Fristen nach OR Art. 335c, sofern nichts anderes vereinbart ist. Die kurzen GAV-Fristen sind für Freelancer ein Vorteil: Sie bleiben beweglich.
• Ferien. Der Ferienanspruch wird als Zuschlag auf den Basislohn ausgewiesen: 8.33 Prozent bei 4 Wochen, 10.6 Prozent bei 5 Wochen ab dem 50. Altersjahr. Ferien werden beim Bezug ausbezahlt, ein Restsaldo am Ende der Anstellung als zusätzlicher Lohn.
• Wechsel zum Kunden. Will Ihr Kunde Sie fest anstellen, darf ihn der Verleihvertrag nach 3 Monaten Einsatz nicht mehr mit einer Entschädigung belasten. Konkurrenzverbote, die den Wechsel verhindern, sind nichtig.

Wann sich Payrolling für Freelancer lohnt und wann nicht

Payrolling rechnet sich, wenn Sie längere Mandate mit hohem Pensum bei wenigen Kunden haben, also typischerweise Projekteinsätze von mehreren Monaten im Team des Kunden. Genau dort ist die Einzelfirma rechtlich am heikelsten, und genau dort fallen Krankentaggeld und Arbeitslosenversicherung am meisten ins Gewicht.

Weniger geeignet ist Payrolling für Freelancer mit vielen kleinen Aufträgen, eigenen Produkten, Lizenzeinnahmen oder Angestellten. Für sie ist die eigene Firma oft die bessere Form, mit allen Pflichten, die dazugehören. Den Vergleich mit Zahlen finden Sie unter Payrolling oder GmbH. RM Payroll stellt zudem nur Fachkräfte aus Büroberufen an; für Handwerk, Gastronomie oder Produktion sind andere Anbieter zuständig.

Der Start: Mandat mitbringen, Rest läuft digital

Wenn Sie ein Mandat haben, reicht die Online-Registrierung mit Ausweis und Bankverbindung. Arbeitsvertrag und Einsatzvertrag werden digital signiert, Ihr Kunde unterschreibt den Einsatzvertrag ebenfalls elektronisch. Danach laden Sie monatlich das freigegebene Timesheet im Portal hoch, und der Lohn ist 1 bis 3 Tage später auf dem Konto, unabhängig davon, wann Ihr Kunde bezahlt. Die Leistungen im Überblick und die Registrierung finden Sie unter Für Contractors.